Zaprojektuj prezentację, a nie tylko slajdy!

Przygotowanie prezentacji to projektowanie całości, a nie tylko przygotowywanie slajdów. To proces i warto mu poświęcić czas. Jeśli chcemy zrobić to dobrze.
Przygotowanie prezentacji to projektowanie całości, a nie tylko przygotowywanie slajdów. To proces i warto mu poświęcić czas. Jeśli chcemy zrobić to dobrze. © negativespace.co via www.pexels.com
„Przygotuj prezentację!” – co robisz, gdy słyszysz te słowa? Jeśli od razu myślisz o odpaleniu PowerPointa, Keynote'a czy innego programu do tworzenia slajdów, to działasz jak 79% badanych przeze mnie pracowników małych i średnich firm. To, że jesteś w większości (w tym wypadku), nie powinno cię cieszyć. Przygotowywanie prezentacji to nie odpalanie w pierwszej kolejności programu do tworzenia slajdów. To proces, którego zwieńczeniem są (choć niekoniecznie) slajdy. Sam program nie ma tu nic do rzeczy. PowerPoint nie jest ani dobry ani zły. Nie jest też gorszy ani lepszy niż Keynote czy Prezi. To podejście do tematu jest problemem. Można je jednak zmienić. Pod warunkiem, że chce się podejść do tematu inaczej niż dotychczas i popracować nad nawykami.

W lutym 2016 roku prowadziłem warsztat z tzw. elevator pitch (krótka prezentacja startupowej idei biznesowej) w Kiszyniowie w Mołdawii. Ponieważ lubię pracować na solidnych, rzeczywistych przykładach, a nie opowieściach z mchu i paproci, poprosiłem aby uczestnicy warsztatu przyszli ze swoimi prezentacjami. Prawie wszyscy grzecznie posłuchali i stawili się z prezentacjami, poza jedną dziewczyną o imieniu Doina. Ta cicha i nieco wycofana uczestniczka warsztatu na moje pytanie „Dlaczego nie przygotowała prezentacji?” miała prostą odpowiedź. Odpowiedź, która mnie zachwyciła. Doina powiedziała, „Piotr, ja jestem inżynierem. Najpierw muszę poznać wymagania, a dopiero potem zabieram się do pracy”. Podałem więc konkretne wymagania i wskazówki, jak pracować nad prezentacją. To co zobaczyłem potem, przeszło moje oczekiwania. Doina wstała i zaprezentowała swój projekt w skupieniu, idealnie realizując zadanie. Połączyła funkcję informacyjną i perswazyjną. Postawiła na łatwość poznawczą (z ang. cognitive ease) i wygrała. Na pewno nie dlatego, że poznała moje magiczne wskazówki i wymagania. Musiała je przepuścić przez siebie i musiała wiedzieć, dlaczego, jak i co chce powiedzieć. Do tego była jej potrzeba wiedza o projekcie i duża interdyscyplinarność.



Często jednak jest tak, że mamy potencjał, wiemy wiele o projekcie, produkcie, czy usłudze, a prezentacje wychodzą nam tak sobie. Być może dlatego, że na żadnym etapie edukacji nie mówi się, jak prezentować. I nie podaje się tych wymagań i wskazówek, z których korzystała Doina. Pracę nad prezentacją warto zacząć nie od odpalania Powerpointa, ale od… myślenia. I zadania sobie kilku ważnych pytań.

Najważniejsze 3 pytania
Kiedy pracuję nad prezentacja – własną lub cudzą – zawsze zaczynam pracę od zadania trzech ważnych pytań. Co mają zrozumieć; co mają zapamiętać i; co mają poczuć odbiorcy po wysłuchaniu (lub ewentualnym przeczytaniu) prezentacji. Jeśli chodzi o to, co mają zapamiętać to staram się stawiać na trzy, góra cztery elementy. Nie dlatego, że tylko tyle mam do powiedzenia, ale dlatego, że tylko tyle są w stanie zapamiętać słuchacze. To nie kwestia intelektu, ale naturalnych procesów poznawczych i możliwości pamięci krótkotrwałej. Wiara w to, że słuchacze zapamiętaj z naszego wystąpienia czy prezentacji biznesowej wszystko jest być możne i piękna, ale zupełnie złudna. Dlatego zamiast skupić się na tym, by przekazać wszystko (nie da się i to bez sensu), skupmy się na tym, jak przekazać dobrze, to co najważniejsze. I tę decyzję powinno ułatwić pytanie „co mają zapamiętać”. Pytanie „co mają zrozumieć” ma uporządkować nasze myślenie o głównej tezie, która stawiamy w prezentacji. Kiedy ostatnio pracowałem z Agnieszką Osytek z Migam nad jej prezentacją na finał konkursu Chivas Venture, usłyszałem bardzo mądrą odpowiedź na tak postawione pytanie. Jej zależało na tym, by po wysłuchaniu jej prezentacji słuchacze zrozumieli, że osoby głuche nie chcą być naprawiane bo nie czują się zepsute, a chcą jedynie by technologia ułatwiała im funkcjonowanie i bycie częścią społeczności. Traktują one bowiem głuchotę jako część swojej tożsamości. I taki był cel prezentacji. Tak zrealizować tę tezę, żeby wszyscy, to zrozumieli. Jak się ma cel, łatwiej dobrać środki projektując prezentację. Podkreślam – prezentację, a nie slajdy. Bo do slajdów jeszcze klika kroków.

Planowanie na papierze
Kiedy mamy już ustalone i zanotowane odpowiedzi na tak postawione pytania i wiemy przede wszystkim DLACZEGO chcemy coś ludziom powiedzieć, możemy zacząć planować naszą prezentację na… papierze. Ja lubię pracować na wybranej strukturze prezentacji (np. wstęp/problem/rozwiązanie albo koncept/objaśnienie/przykład/wnioski z przykładu), tworząc mapę myśli z dodatkowymi notatkami. Wtedy też mogę sprawdzić, czy poszczególne elementy łączą się logiczną całość (to co Arystoteles nazywał logos). Kiedy mam już pierwszy szkic prezentacji, odchodzę od biurka i… idę się przejść.

Idź na spacer
Chodzenie dobrze wpływa na myślenie. Pisze o tym Richard Nisbett w książce „Mindware. Narzędzia skutecznego myślenia”. Zachęca do tego John J. Medina w książce „12 sposobów na supermózg. Jak przetrwać w pracy, domu i szkole”. Jeśli komuś wierzyć, to właśnie im, bo to naukowcy (psycholodzy i neurobiolodzy), a nie smutni trenerzy rozwoju osobistego. Po prostu warto po ustaleniu z grubsza schematu prezentacji iść się przejść lub pobiegać i dać tym samym szansę na uaktywnienie się połączeń synaptycznych w korze przedczołowej. Prezentacja to projekt interdyscyplinarny. Siedząc przy biurku i tkwiąc w okopach rutynowych szablonów nie stworzysz niczego dobrego. Ja najlepsze wstępy do prezentacji i poszczególne mocne momenty ustalam sam ze sobą… podczas treningów Nordic Walking. Chodzenie sprzyja neurogenezie i neuroplastyczności. I jak się okazuje sprzyja też tworzeniu dobrych scenariuszy prezentacji. Trzeba tylko pamiętać, aby dobre pomysły spisywać w miarę powstawania, co w przypadku biegania czy chodzenia, może być wyzwaniem, ale… od czego są smartfony i notatki głosowe! Z tak przygotowanym konceptem i „wychodzonymi” pomysłami można siadać do projektowania całości prezentacji.

Zaprojektuj prezentację
Celowo piszę „zaprojektuj” prezentację a nie zaprojektuj slajdy. To jeszcze nie moment odpalania powerpointa czy keynote'a. To moment precyzyjnego zaplanowania treści, które będą wypowiadane i treści, które będą wizualizowane. Z tym zastrzeżeniem, że jedno ma uzupełniać drugie, a nie dublować. A tym momencie możemy się zastanowić, czy będziemy korzystać z rekwizytów, flipcharta, folii adhezyjnej czy slajdów. Wszystko po to, by realizować cele takimi środkami, które się do tego najlepiej nadają i które potrafimy wykorzystać. Dobra prezentacja ma w sobie coś ze spektaklu „edukacyjnego”. I nie chodzi o to, by zagrywać się jak szmata na scenie. Chodzi o to, by wyreżyserować sobie wszystko w najdrobniejszych szczegółach. Potem można już testować całość i próbować. Tak by panować nad całością. Czas na próby daje nam nie tylko szansę na doskonalenie prezentacji. Pozawala też opanować nerwy i… działać niejako na automacie, kiedy coś pójdzie nie tak. Zwłaszcza, że jeśli pójdzie nie tak, to będziemy wiedzieć o tym najpewniej tylko my. Wszystko przygotowane, opracowane. Można zacząć tworzyć i projektować genialne slajdy. Samej sztuce projektowania poświęciłem moją publikację „Szkoła projektowania prezentacji”, ale z pewnością napiszę o tym jeszcze nie raz. Projektowanie slajdów to przede wszystkim projektowanie i zarządzanie informacją i percepcją słuchaczy. Pamiętaj o tym, jeśli poczujesz pokusę by było tylko pięknie. Owszem – ma być pięknie, ale ma być też użytecznie. I czytelnie. A całość przekazu – werbalnego i pozawerbalnego (w tym slajdy) ma wspierać łatwość poznawczą i przetwarzanie informacji.

Znajdź czas
Z pracy w teatrze został mi jeden bardzo dobry nawyk – próbowanie. Przed premierą w teatrze próbuje się dany materiały trzy, czasem cztery miesiące. Są to powtórki nudne, czasem trudne, często zniechęcające. Ale dają efekt. Bop nawet do improwizacji trzeba się przygotować. Doskonałych mówców nie wyróżnia to, że mogą gadać godzinami na każdy temat i napuszać się narcystycznie robiąc sobie z widowni wibrator. Doskonałych mówców i twórców prezentacji wyróżnia to, że osiągają swój cel mówiąc dokładnie tyle ile trzeba i punktując to, co warto w odpowiednim czasie, wykorzystując odpowiednie środki. Całość prezentacji to przemyślany ciąg przyczynowo skutkowy, w którym jest miejsce na słowo, obraz i ekspresję. Ale zanim taki przemyślany koncept powstanie potrzeba czasu. I pokory. Jeśli jednak mamy do przygotowania prezentację, od której dużo zależy warto znaleźć czas na przygotowanie i próby. Bo poza myśleniem krytycznym, umiejętnością pracy zespołowej, umiejętność prezentowania idei i komunikowania projektów jest jedną z kluczowych kompetencji XXI wieku. Tych, których póki co robotyzacja tak szybko nie obejmie. Póki co.
Trwa ładowanie komentarzy...